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Contrats de copropriété
Une copropriété signe de nombreux contrats : ascenseur, assurance, syndic, énergie… Liz centralise les dates, les documents et les alertes pour anticiper chaque échéance.
👋 À qui s’adresse ce guide ?
Syndics, gestionnaires, conseil syndical et copropriétaires qui veulent comprendre et piloter les contrats de l’immeuble.
Tu y trouveras :
- pourquoi le suivi contractuel est stratégique ;
- les types de contrats les plus fréquents ;
- ce qu’il faut surveiller avant chaque échéance ;
- comment créer et gérer un contrat dans Liz ;
- le lien avec les prestataires, documents et dépenses.
🎯 Pourquoi suivre les contrats de copropriété ?
Un immeuble dépend de contrats souvent coûteux et à durée déterminée. Oublier une date de fin peut entraîner :
- un renouvellement tacite à des conditions défavorables ;
- une interruption de service (ascenseur, assurance, chauffage collectif) ;
- un trou de couverture en cas de sinistre ;
- des dépenses non budgétées pour la copropriété.
Le syndic a un rôle central dans la gestion des marchés et contrats. Un référentiel à jour protège la copropriété et rassure le conseil syndical.
📚 Les contrats les plus courants
| Famille | Exemples | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Maintenance | Ascenseur, VMC, porte de garage, espaces verts | Visites obligatoires, pénalités, pièces détachées |
| Assurance | Multirisque immeuble, responsabilité civile | Franchises, garanties, déclaration de sinistre |
| Syndic | Mandat de gestion | Durée, honoraires, prestations incluses |
| Énergie / fluides | Gaz collectif, eau, télécom parties communes | Indexation, reconduction, préavis |
| Sécurité / accès | Digicode, vidéosurveillance | Conformité RGPD, maintenance |
Certains contrats doivent être soumis au vote de l’assemblée générale (travaux importants, certains marchés). D’autres relèvent du pouvoir de gestion courante du syndic. En cas de doute, documente la base de décision dans Liz.
⏰ Ce qu’il faut tracer pour chaque contrat
Au minimum :
- prestataire et contact ;
- date de début et date de fin ;
- modalités de renouvellement (tacite, reconduction, préavis) ;
- montant ou fourchette budgétaire ;
- document signé et avenants ;
- lien avec les factures dans le journal des dépenses.
Liz regroupe ces éléments sur une fiche unique, accessible au syndic et — selon les droits — au conseil syndical.
⚡ En bref dans Liz
Menu → Gestion → Contrats (/dashboard/contract)
- créer et suivre les contrats ;
- renseigner dates de début, fin et renouvellement ;
- associer le document contractuel depuis Documents ;
- recevoir des alertes sur les échéances ;
- lier le prestataire de l’annuaire.
🧭 Créer un contrat dans Liz
- Ouvre Contrats.
- Clique sur Ajouter.
- Renseigne le prestataire, le type et les dates clés.
- Associe le document contractuel depuis Documents de copropriété.
- Lie le prestataire de l’annuaire si ce n’est pas déjà fait.
- Enregistre — Liz surveillera l’échéance.
Saisis la date de fin et un rappel suffisamment tôt (3 à 6 mois) pour comparer les offres, consulter le conseil syndical et, si nécessaire, inscrire le point à l’ordre du jour de l’AG.
🔔 Alertes et échéances
Liz t’aide à anticiper :
- contrats arrivant à échéance ;
- contrats expirés encore listés comme actifs ;
- contrats sans document associé.
Un tableau de bord fiable évite les mauvaises surprises en fin d’exercice comptable.
🔗 Lien avec les dépenses et les décisions AG
Un contrat n’est pas qu’un PDF archivé :
- chaque facture peut être saisie dans Dépenses de copropriété et rattachée au contrat ;
- un renouvellement voté en AG peut donner lieu à une Décision AG de suivi ;
- un sinistre peut déclencher un signalement et mobiliser l’assureur.
Garder le fil dans Liz évite les recherches dans des dossiers e-mail.
💪 Bonnes pratiques
- Un contrat = un dossier documentaire (contrat initial + avenants).
- Nomme clairement chaque contrat : « Ascenseur — Otis — 2024-2027 ».
- Vérifie les reconductions tacites chaque trimestre.
- Compare les offres avant renouvellement automatique.
- Informe le conseil syndical des contrats sensibles (montant, durée, résiliation).
🔐 Qui peut consulter les contrats ?
| Action | Copropriétaire | Conseil syndical | Syndic / Gestionnaire |
|---|---|---|---|
| Consulter les contrats actifs | selon droits | ✅ | ✅ |
| Créer / modifier | ❌ | selon droits | ✅ |
| Associer un document | ❌ | selon droits | ✅ |
❓ Questions fréquentes
Puis-je créer un contrat depuis un document ?
Oui — depuis Documents de copropriété, Liz peut proposer de créer une fiche contrat à partir d’un fichier déposé.
Comment le conseil syndical suit-il les échéances ?
Il consulte la liste des contrats actifs et les dates de fin. Les alertes aident à préparer les points en réunion de CS ou en AG.
Lien avec les dépenses ?
Une facture liée à un contrat peut être saisie dans Dépenses de copropriété pour une comptabilité cohérente.
Faut-il archiver les anciens contrats ?
Oui. Ne supprime pas l’historique : passe le contrat en statut terminé ou archive le document. Utile en cas de litige ou de contrôle.
Un contrat de syndic se gère-t-il ici ?
Oui. Le mandat de syndic est un contrat comme les autres : dates, honoraires, prestations et documents associés.
🔗 Voir aussi
- Prestataires de copropriété — annuaire fournisseurs
- Documents de copropriété — pièces contractuelles
- Dépenses de copropriété — factures liées
- Suivre les décisions votées en assemblée générale — votes sur les marchés