Documents de copropriété

👋 À qui s’adresse ce guide ?

Syndics, gestionnaires, conseil syndical et copropriétaires qui veulent retrouver rapidement les pièces officielles et le courrier de l’immeuble.

Tu y trouveras :

• quels documents une copropriété doit conserver ;
• comment organiser une bibliothèque numérique ;
• comment déposer et classer dans Liz ;
• le lien avec AG, contrats, dépenses et diagnostics ;
• les bonnes pratiques d’archivage et de partage.

📚 Quels documents en copropriété ?

Une copropriété produit et reçoit de nombreuses pièces :

Un classement clair évite les recherches interminables avant chaque AG ou en cas de litige.

🎯 Pourquoi une gestion documentaire structurée ?

Sans bibliothèque centralisée :

• le procès-verbal est dans un e-mail, la facture dans un autre ;
• un copropriétaire ne trouve pas le règlement mis à jour ;
• le conseil syndical prépare l’AG avec des versions obsolètes ;
• une diagnostic manquant bloque une vente ou des travaux.

Liz offre un espace partagé : le syndic dépose, les résidents consultent selon leurs droits, l’historique reste traçable.

⚡ En bref dans Liz

Menu → Gestion → Documents (/dashboard/file)

• dossiers et sous-dossiers (AG, contrats, diagnostics, résolutions…) ;
• déposer, déplacer, rechercher et télécharger ;
• classement automatique de certaines pièces AG et décisions ;
• lien avec contrats, dépenses et prestataires.

🧭 Déposer un document dans Liz

1. Ouvre Documents.
2. Navigue jusqu’au dossier cible (ou crée un dossier).
3. Clique sur Ajouter ou glisse-dépose le fichier.
4. Vérifie le nom du fichier (lisible sans ouvrir).
5. Le document est visible selon les droits de la copropriété.

📂 Arborescence recommandée

Exemple de structure :

Assemblée Générale
└── 2026
    └── Convocation / PV / Annexes

Contrats
└── Ascenseur / Assurance / Syndic

Comptabilité
└── 2026
    └── Factures / Budgets

Diagnostics
└── DPE / Amiante / …

Liz classe automatiquement certaines pièces issues des Assemblées générales :

Assemblée Générale
└── 2026
    └── pièce jointe

Les résolutions votées peuvent aussi apparaître sous Résolution / Nom de l'AG / ….

🔗 Documents et autres modules

Un document unique peut servir plusieurs fois : lie-le plutôt que de le dupliquer.

🔐 Droits d’accès

La transparence documentaire renforce la confiance — surtout avant un vote ou l’approbation des comptes.

💪 Bonnes pratiques

• Un dossier = une logique métier (AG, contrats, compta…).
• Dépose tôt : ne pas attendre la veille de l’AG.
• Versionne plutôt qu’écraser : PV_AG_v2.pdf si correction.
• Exporte pour archivage externe si ton syndic le exige (copie de sécurité).
• Supprime les doublons et les fichiers obsolètes une fois par an.

❓ Questions fréquentes

Puis-je créer des dossiers ?

Oui, si tu as les droits syndic ou gestionnaire. Structure dès le départ pour éviter le « fourre-tout ».

La bibliothèque remplace-t-elle le papier ?

Liz centralise et partage. Selon les obligations légales et les usages, une archivage papier ou chez un professionnel peut rester nécessaire en complément.

Puis-je créer un contrat depuis un document ?

Oui — Liz peut proposer de créer une fiche Contrat à partir d’un fichier déposé.

Où trouver le procès-verbal d’AG ?

Dans le dossier Assemblée Générale de l’année concernée, ou via le détail de l’AG dans le guide Assemblées générales.

Les copropriétaires voient-ils tous les documents ?

Non — seuls les dossiers autorisés selon la configuration de ta copropriété. Les pièces sensibles restent limitées au syndic et au CS si besoin.

Comment partager un document avec un expert-comptable ?

Exporte le dossier ou les factures de l’exercice ; l’expert réalise les écritures selon le plan comptable de la copropriété.

🔗 Voir aussi

• Contrats de copropriété — documents contractuels
• Assemblées générales — pièces jointes AG
• Suivre les décisions votées en assemblée générale — résolutions votées
• Dépenses de copropriété — justificatifs comptables