Dépenses de copropriété

👋 À qui s’adresse ce guide ?

Syndics et gestionnaires qui tiennent la comptabilité de copropriété au jour le jour, ainsi que les membres du conseil syndical qui contrôlent les comptes avant l’assemblée générale.

Tu y trouveras :

• ce qu’est une dépense de copropriété ;
• la différence avec un appel de fonds ;
• comment s’organise un exercice comptable ;
• comment saisir et classer les dépenses dans Liz ;
• les bonnes pratiques avant l’approbation des comptes.

📚 Qu’est-ce qu’une dépense de copropriété ?

Une dépense est une sortie d’argent au profit de la copropriété :

• facture d’entretien (ascenseur, ménage, espaces verts) ;
• prime d’assurance ;
• honoraires du syndic ;
• énergie des parties communes ;
• travaux votés ou urgents ;
• frais bancaires, petites fournitures.

Chaque dépense doit pouvoir être justifiée (facture, relevé) et rattachée à un poste budgétaire ou à un contrat. C’est la base de la transparence envers les copropriétaires.

⚖️ Dépense et appel de fonds : la différence

Notion	Rôle
Appel de fonds	Demande d’argent aux copropriétaires pour financer le budget
Dépense	Enregistrement d’une facture payée par la copropriété

Les appels alimentent la trésorerie ; les dépenses consomment cette trésorerie. Liz relie les deux : voir Appels de fonds en copropriété et Mes charges côté copropriétaire.

📅 L’exercice comptable en pratique

Sur une année (exercice) type :

1. Budget prévisionnel voté en AG ;
2. Appels provisionnels aux copropriétaires ;
3. Saisie des dépenses au fil des factures ;
4. Rapprochement budget / réalisé ;
5. Régularisation éventuelle ;
6. Approbation des comptes en AG.

Un journal des dépenses à jour évite la ruée de fin d’exercice et les écarts inexpliqués devant le conseil syndical.

🗂️ Catégories de dépenses courantes

Catégorie	Exemples
Entretien courant	Ménage, petites réparations, consommables
Contrats récurrents	Ascenseur, assurance, syndic
Énergie	Électricité parties communes, chauffage collectif
Travaux	Ravalement, toiture (souvent lié à une Décision AG)
Frais administratifs	Banque, affranchissement, honoraires ponctuels

Classer correctement aide à lire l’exercice et à préparer le prochain budget.

⚡ En bref dans Liz

Menu → Comptabilité → Dépenses (/dashboard/expense)

• saisir une dépense (montant, date, fournisseur, justificatif) ;
• lier à un appel de fonds ou un contrat ;
• visualiser par mois, par année ou en liste ;
• consulter totaux et synthèse.

🧭 Enregistrer une dépense dans Liz

1. Ouvre Dépenses.
2. Clique sur Ajouter.
3. Renseigne montant, date et libellé explicite.
4. Associe un justificatif depuis Documents de copropriété.
5. Lie à un appel de fonds ou un contrat si pertinent.
6. Enregistre.

📎 Justificatifs et archivage

Chaque dépense devrait avoir :

• la facture ou le reçu dans la bibliothèque documentaire ;
• le fournisseur identifiable (idéalement dans Prestataires) ;
• le lien contrat si la dépense découle d’un marché.

En cas de contrôle ou de question en AG, tu produis la pièce en quelques clics.

📊 Vues et synthèses

Liz propose :

• une vue par mois pour le suivi opérationnel ;
• une vue par année pour la clôture ;
• une liste filtrable par fournisseur, montant ou contrat ;
• des totaux pour comparer au budget voté.

Avant l’AG d’approbation des comptes, exporte ou présente ces vues au conseil syndical.

💪 Bonnes pratiques

• Saisis au fil de l’eau — une pile de factures en fin d’exercice génère des erreurs.
• Rapproche dépenses et appels de fonds avant l’AG.
• Classe les justificatifs dans le bon dossier documentaire dès réception.
• Signale les écarts importants au CS avant la présentation officielle.
• Lie chaque grosse dépense à une décision AG ou un contrat quand c’est le cas.

🔐 Qui accède au journal des dépenses ?

Action	Copropriétaire	Conseil syndical	Syndic / Gestionnaire
Consulter les dépenses	selon droits	✅	✅
Saisir / modifier	❌	selon droits	✅
Joindre un justificatif	❌	selon droits	✅

❓ Questions fréquentes

Dépenses et appels de fonds : quel lien ?

Une dépense peut être imputée à un budget financé par un appel de fonds. Les deux modules se complètent dans Liz.

Export pour l’expert-comptable ?

Consulte les vues par année et exporte les justificatifs depuis Documents. Liz centralise les pièces ; l’expert réalise les écritures selon le plan comptable de la copropriété.

Peut-on modifier une dépense après saisie ?

Oui, tant que l’exercice n’est pas figé. Documente la correction pour garder une piste d’audit claire.

Comment traiter une dépense exceptionnelle ?

Saisis-la avec un libellé explicite et lie-la à la Décision AG ou au vote qui l’a autorisée si applicable.

Que faire d’une facture sans contrat ?

Enregistre la dépense quand même et classe le justificatif. Tu pourras rattacher un contrat ultérieurement si un marché est formalisé.

Les copropriétaires voient-ils toutes les dépenses ?

Selon la configuration, ils peuvent consulter la synthèse des charges — la transparence renforce la confiance avant l’AG.

🔗 Voir aussi

• Appels de fonds en copropriété — budgets et ventilation
• Contrats de copropriété — factures récurrentes
• Documents de copropriété — justificatifs archivés
• Assemblées générales — approbation des comptes