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Prestataires de copropriété
L’annuaire Prestataires recense les entreprises qui interviennent sur l’immeuble : coordonnées, métiers, contrats et lien avec signalements et factures.
👋 À qui s’adresse ce guide ?
Syndics, gestionnaires et membres du conseil syndical qui veulent structurer les relations fournisseurs de la copropriété.
Tu y trouveras :
- pourquoi un annuaire prestataires est indispensable ;
- les types d’intervenants les plus courants ;
- comment créer et maintenir une fiche dans Liz ;
- le lien avec contrats, dépenses et signalements ;
- les bonnes pratiques de traçabilité.
🎯 Pourquoi centraliser les prestataires ?
Une copropriété travaille avec de nombreuses entreprises : ascenseur, assurance, ménage, chauffagiste, plombier, juriste, expert-comptable…
Sans référentiel unique :
- les coordonnées sont éparpillées (e-mails, cartes, anciens PV) ;
- on mandate deux fois le même métier sans le savoir ;
- une facture arrive sans qu’on sache quel contrat la couvre ;
- un signalement est traité par un prestataire non référencé — impossible de retrouver l’historique.
L’annuaire Liz devient la source de vérité pour qui intervient sur l’immeuble.
🏗️ Prestataires fréquents en copropriété
| Métier | Interventions typiques | Lien contractuel |
|---|---|---|
| Ascenseur | Maintenance, dépannage, mise aux normes | Contrat P2/P3 |
| Assurance | Multirisque, sinistres | Police annuelle |
| Espaces verts | Tonte, taille, arrosage | Contrat saisonnier |
| Plomberie / chauffage | Fuites, chaudière collective | Dépannage + contrat |
| Ménage | Parties communes | Marché récurrent |
| Syndic | Gestion courante | Mandat de gestion |
Chaque fiche prestataire dans Liz peut porter plusieurs métiers et plusieurs contrats actifs.
⚡ En bref dans Liz
Menu → Gestion → Prestataires (/dashboard/supplier) — gestionnaires Liz
- créer et modifier des fiches prestataires ;
- associer métiers et coordonnées ;
- lier contrats et documents ;
- retrouver l’entreprise depuis une dépense ou un signalement.
🧭 Ajouter un prestataire dans Liz
- Ouvre Prestataires.
- Clique sur Ajouter.
- Renseigne le nom, les contacts (téléphone, e-mail) et les métiers.
- Ajoute des notes utiles (horaires d’astreinte, numéro de contrat interne).
- Enregistre — tu pourras lier contrats et dépenses ensuite.
Avant de créer une fiche, recherche le nom : une entreprise peut déjà exister sous une variante (« Otis », « OTIS Ascenseurs »). Un annuaire propre évite les statistiques faussées.
🔗 Relier prestataire, contrat et dépense
Schéma idéal dans Liz :
- Fiche prestataire → entreprise et contacts ;
- Contrat → dates, montant, document signé ;
- Dépense → facture rattachée au contrat et au prestataire ;
- Signalement → incident résolu par ce prestataire (traçabilité).
Ainsi, quand le conseil syndical demande « qui entretient la chaudière ? » ou « combien a coûté l’ascenseur cette année ? », la réponse est à portée de clic.
📞 Urgences et astreinte
Pour les métiers critiques (ascenseur, plomberie, sécurité), note dans la fiche :
- le numéro d’astreinte ;
- les horaires d’intervention ;
- le délai contractuel de dépannage.
En cas de signalement urgent, le syndic gagne des minutes précieuses.
🔐 Qui voit l’annuaire ?
| Action | Copropriétaire | Conseil syndical | Syndic / Gestionnaire |
|---|---|---|---|
| Configurer les fiches | ❌ | selon droits | ✅ |
| Consulter via contrats / décisions | selon droits | ✅ | ✅ |
| Lier une dépense | ❌ | selon droits | ✅ |
L’annuaire complet est surtout un outil de pilotage syndic ; les résidents accèdent aux informations utiles via contrats et communications d’information.
💪 Bonnes pratiques
- Mets à jour les contacts après chaque changement de compte chez le prestataire.
- Archive les entreprises inactives plutôt que de les supprimer (historique).
- Lie systématiquement contrat ↔ prestataire ↔ document signé.
- Compare les offres avant renouvellement : la fiche facilite le benchmark.
- Documente les interventions majeures dans le fil du signalement ou de la Décision AG.
❓ Questions fréquentes
Les copropriétaires voient-ils les prestataires ?
L’accès direct à l’annuaire est réservé aux gestionnaires. Le CS et les copropriétaires consultent les informations via contrats et décisions selon les droits de la copropriété.
Lien avec la gestion d’incident ?
Un signalement résolu mobilise souvent un prestataire référencé ici — garde la trace de l’entreprise intervenante.
Comment lier un contrat ?
Depuis la fiche prestataire ou Contrats de copropriété, associe le fournisseur au marché en cours.
Peut-on rattacher plusieurs contrats à un prestataire ?
Oui — typique pour un ascensoriste (maintenance + modernisation) ou un groupe multi-métiers.
Faut-il créer un prestataire pour le syndic ?
Le mandat de syndic est géré comme un contrat. Si le syndic est une entreprise distincte, une fiche peut centraliser ses coordonnées.
Que faire si le prestataire change de raison sociale ?
Mets à jour la fiche et conserve les documents historiques ; ne crée pas un doublon sans fusionner l’historique.
🔗 Voir aussi
- Contrats de copropriété — échéances et documents
- Dépenses de copropriété — factures fournisseurs
- Signalements en copropriété — incidents et interventions
- Documents de copropriété — devis et factures archivés